In Portugal op je geld wachten? Vermijd wanbetalers met goed debiteurenbeheer

Categories Blog

In Portugal op je geld wachten? Vermijd wanbetalers met goed debiteurenbeheer

In Nederland lopen ondernemers elk jaar miljarden euro’s mis uit onbetaalde facturen. En als je je bedrijf in Portugal hebt, dan is het nog veel erger! De financiële administratie in een bedrijf heeft het vooral druk met het achterhalen waarom klanten niet op tijd de facturen betalen. Dat is natuurlijk nog veel moeilijker als je in Lissabon gesitueerd bent. Met een goed debiteurenbeheer leidt je de cashflow van je bedrijf weer in goede banen en kun je het aantal openstaande facturen terugdringen naar een minimum.

Goed debiteurenbeheer? Dat kun je ook vanaf het strand doen

Debiteurenbeheer is de verzamelnaam voor alle activiteiten in een bedrijf die er op gericht zijn de klant op tijd te laten betalen. Het is belangrijk voor een sterke financiële positie, om er op toe te zien dat de klant vlot en soepel betaalt. Een goed georganiseerd debiteurenbeheer komt ten goede van de liquiditeit van een onderneming. Een faillissement is vaak het gevolg van een slecht uitgevoerd debiteurenbeheer. Daarom is het belangrijk om je debiteurenbeheer strak en goed te regelen.

Ondersteuning financiële administratie

Een strak georganiseerd debiteurenbeheer begint met de juiste persoon, die precies weet wie de klanten zijn en er goed mee overweg kan. Het is iemand die harde afspraken kan maken en bevoegdheid heeft om betalingsafspraken te maken. Heb je daar zelf als ondernemer geen tijd voor of geen aanleg voor? Dan kun je dit deel van je organisatie bijvoorbeeld uitbesteden aan een administratiekantoor of voor ondersteuning zorgen met debiteurenbeheer software zoals Debiteurnet. Het mooiste hiervan is dat dit ongeacht de locatie gedaan kan worden. Dus terwijl jij lekker in Portugal zit te rentenieren, zorgt het systeem ervoor dat jij op tijd betaald wordt.

Afspraken maken

Check het handelsregister van de Kamer van Koophandel zodat je weet met wie je zaken doet. Het is belangrijk in je offerte en opdrachtbevestiging duidelijke afspraken te maken over de uiterlijke betalingstermijn. Hanteer, als het kan, een maximale betalingstermijn van 30 dagen. Zet de uiterlijke betalingsdatum duidelijk zichtbaar in elke offerte, opdracht- of orderbevestiging en factuur. Voeg er je algemene voorwaarden aan toe en laat de klant tekenen voor akkoord.

Vliegen naar portugal

Snelle afhandeling

Zie er op toe dat een factuur voldoet aan alle eisen van de belastingdienst. Hoe sneller je een factuur verstuurt, hoe sneller de betalingstermijn in zicht komt, en de klant betaalt. In de factuur staan de gemaakte afspraken duidelijk vermeld. Is de factuur op de uiterste betaaldatum nog niet voldaan? Bel je klant en vraag om de reden. Als de klant aangeeft dat de betaling onderweg is, wacht je nog heel even. Is de klant niet tevreden met de geleverde prestatie, probeer hier dan alsnog tot een oplossing te komen. Blijft de betaling na je telefoontje alsnog uit? Stuur dan een zakelijke herinnering met vermelding van het factuurnummer, de datum van de factuur en de uiterste betaaldatum.

Als de klant niet betaalt

Als de klant niet reageert op de herinnering, moet hij naast het factuurbedrag ook wettelijke rente gaan betalen over het openstaande bedrag. Stuur de klant een sommatiebrief tot betalen per gewone post en aangetekende post. De klant kan dan niet zeggen dat hij de aanmaning nooit ontvangen heeft.